EEPOHS Consulting

Mõne pisema e-poega asju ajades juhtub teinekord nii, et vastaspoole e-post aadressi taga ilutseb domeen gmail.com. Selline asi teeb kohe ettevaatlikuks, sest Google tasuta postiteenuses saab omale konto registreerida igaksüks ning seetõttu jääb segaseks, milline täpselt on vastaja suhe selle kauplusega. E-poe kõige nõrgem lüli on kliendi usaldus ja tasuta anonüümsed postiaadressid ei aita sellele kuidagi kaasa. Alati on hea meeles pidada, et e-kaubandus ei alga vaid poega — e-kaubandus algab palju-palju varem.

Google Maili kasutajaid ei saa siiski hukka mõista — tegemist on tõenäoliselt parim tasuta postiteenusega, mis ületab oma kvaliteedilt isegi suuremat osa tasulistest suguvendadest. Ometigi näitab see seda, et poe tegijad pole vaevunud neid riistu, mida nad oma igapäevatöös kasutavad, piisavalt tundma õppida, sest Googlel on olemas teenus nimega Google Apps, mis võimaldab firmal siduda oma domeeni e-posti süsteem Google lahendusega, võimaldades nõnda hallata läbi selle teenuse firma e-posti, ajaplaneerimise ja dokumendihalduse vajadusi. Appsist on olemas koguni kaks versiooni: tasuline Premier Edition lahendus ja tasuta Standard Edition. Järgnevas artiklis räägime, kuidas enda e-posti aadressi siduda Google Apps Standardiga.

Enne õpetusega elgus tegemist hoiatan lugejaid igaks juhuks ette, et see artikkel on kirjutatud seisuga 2009 hilissügis. Kuna Google arendab oma teenuseid ja kasutajaliideseid jätkuvalt, siis võib juhtuda, et antud näpunäited ei pruugi mingil hetkel enam 100% korrektsed olla. Palun informeerige mind taolisest olukorrast ja ma katsun tekkinud ebatäpsused korrigeerida.

Nagu enamuste Google lahendustega alustame oma tegevust firma tiitellehelt www.google.com, mille jalusest leiame viite “Business Solutions”. Tavaliselt Eesti aadressilt seda lehte laadides suunatakse brauser edasi eestikeelsele aadressile www.google.ee. Sellisel puhul on jaluses viide nimega “Google.com in English”. Klikkides sellele jõutakse orginaallehelehele koos ärilahendusele viitava refrentsiga. Teinekord inglise keelsele lehele minnes vahetab süsteem teemat ja aktiveeritakse iGoogle välimus. See on leht, mis on mõeldud brauseri esileheks, kuid vanema disainiga harjunutele võib taoline isetegevus tunduda vastuvõetamatu. Korra majja löömiseks on paremal ülal valikus nupuke “Google Classic”, millele klõpsamine esialgse olukorra taastab.

Igal juhul peaksime nüüdseks olema taolisel leheküljel:

Business Solutions

Siinkohas on paras aeg öelda, et siin ja edaspidi püüan ma huvipakkuvad kohad lehtedel punaka kasti abil esile tuua.

Klõpsates “Google Apps”-i peal, sattuma vastava aplikatsiooni lehele, mis loomulikult on kohe vaikimisi tasulises Premier asendis. Selleks, et pääseta tasuta Standardisse on paremal menüüs nimega Other Google Apps editions vaja valida “Standard”.

Järgneval lehel on võimalik võrrelda Standardi ja Premieri omadusi, kuid kõige huvitavam nupp on sinist värvi ja asub paremal servas, lehekülje ülemisel poolel ning kannab kirja “Get Started”. Vajutame sellele.

Domeeni lisamine

Praeguseks hetkeks eeldame, et kasutajal on juba domeen olemas ja ta on selle domeeni haldaja. See võib olla nii .ee domeen kui .com domeen — Googlel siin mingeid piiranguid ei ole. Kuidas registreerida domeeni on juba eraldi teema ja sellest räägime mõni teine kord. Antud õpetuses ajame postisüsteemi käima aadressil rapidagenda.com jaoks. Sestap aktiveerime valikunupu “Administrator; I own or control this domain” ees ja kirjutame tekstivälja rapidagenda.com.

Registreerumine

Järgnev vorm on üsna üheselt mõistetav: osa välju on kohustuslikud, osa mitte. Kohustuslikud väljad on tähistatud punase tärnikesega ja nad asuvad lehekülje alguses. First name ja Last name on registreerija nimi, minu puhul siis vastavalt Tanel ja Raja. Email address on natuke keerukam valik, sest kuna meil rapidagenda.com e-postisüsteem veel ei toimi ei saa selle domeeniga aadressi kasutada, seetõttu panen ma siia välja hoopis tanel.raja@eepohs.com. Telefoninumbriks panen ma oma mobiilinumbri kujul 372 5087469 ja Country/Region on loomulikult Estonia.

Koht kuhu linnukest saab panna on mõeldud selleks, et igaks juhuks üle kontrollida, kas inimene, kes seda teenust kasutada kavatseb ikka päris kindlasti teab, mida ta teeb. DNS tähendab lühendatult Dynamic Name Server ehk dünaamiline nimeserver ja see on mõeldud protsesside ning aadresside sidumiseks domeenidega. Tänu sellele on võimalik tekitada ka olukord, kus veebiserver asub ühes masinas ning e-posti server hoopis teises — täpselt nii nagu me praegult kavatseme teha. Kui kasutaja ei tea mis on DNS ja kuidas seda seadistada, siis oleks parem kui järgneva protsessi läbi viia kellegi, kellel vajalik oskusteave olemas on. Tavaliselt kes iganes domeeni registreeris teab kõiki vajalike andmeid ja oskab ka nõu anda.

Ülejäänud väljad on suuresti vabatahtlikud, kuid ma täidan need ikka: Organization name on Rapid Agenda, Type on Business – Professional Services, Size of Organization: 1 – 5 ning Does your organization currently provide e-mail accounts on No. Need küsimused on suuresti statistilise iseloomuga ja siia võib üsna suvalisi andmeid toksida. Organisatsiooni e-postiaadressi küsimusele vastan ma loomulikult Ei, sest me ju alles registreerime oma postisüsteemi. Sama põhjusel jätame tühjaks ka järgneva tekstivälja, kuhu tuleks sisestada hetkel kasutusel olev e-posti süsteem. Vormi viimane väli tahab teada, kas me kasutame seda lahendus tänu Google enda müügitiimile ja sellele vastame me No.

Seejärel vajutame “Continue”.

Konto loomine

Põhimõtteliselt on praeguseks hetkeks süsteemi ettevalmistamine lõppenud ning me hakkame registreerima esimest kontot. Mõned  turvaeksperdid eelistavad esimese konto teha spetsiaalselt abstraktse administraatorirolli jaoks ja seejärel teha igale kasutajale eraldi sptesiaalne kontot ja üldiselt ma nõustun nendega. Antud hetkel me üritame aga asja joonde ajada minimaalsete sammudega ja seetõttu ma registreerin administraatoriks iseennast.

Username saab mul olema tanel.raja ja see saab hiljem ka mu e-posti aadressi osaks (tanel.raja@rapidagenda.com). Seejärel tuleb kirjutada ise välja mõeldud salasõna ja selle kordus ning lõpetuseks tuleb sisestada automaatsete registreerimisrobotite süsteemist eemale hoidmiseks pildiga ära toodud vigurtekst hetkel on selle pildi peale kirjutatud dosmsu ja nii me ka sisestame.

Seejärel on võimalik läbi lugeda kasutamistingimused ja kui need sobivad vajutada “I accept. Continue with set up”

Kinnitus

Nüüd laseb Google registreerijal kinnitada, et tegemist on tõepoolest aadressi omanikuga. Selleks on kaks võimalust: kasutada CNAME kannet nimeserveris või tunnuskirjet kodulehel. Minu näite puhul ma kasutan varianti, kus ma teen seda läbi HTML-i. Valides esimese variandi pakub süsteem võimalust uploadida serverisse vastav fail, mille olemasolu on küllaldane kinnituse saamiseks. Kui registreerimisprotsess peaks pooleli jääma, siis pakub lahendus ka võimalust kodulehele tunnuskirje lisamise võimalust. Kuna mul jäi kinnitusprotsess pooleli (järgmine kord kui mailisüsteemi registreerin läbin ka selle osa), siis lisasin oma oma kodelehele lõppu <!– tunnuskood –>, kus tunnuskoodi asemel on Google poolt antud kood.

Pärast koodi lisamist tuleb see kood kinnitada ja põhimõtteliselt pärast seda on postisüsteem seadistatud.

Pärast seda pakub süsteem võimalust tutvuda manualiga, mille võib vahele jätta. Manuali lugemine on üldjoontes hea idee, kuid seda võib teha ka hiljem. Praeguseks peaks kogu protsess olema lõppenud, süsteem seadistatud ning me peaksime jõudma administreerimisliidese pealehele:

Administreerimisliides

Nagu näha on emaili all viide: “Activate email”. See tähendab seda, et kuigi süsteem on seadistatud ei saadeta kirju veel sellel aadressil. Klõpsates aktiveerimisele, satume me järgnevale lehele:

Aktiveerimine

Leht muutub vastavalt väljal Showing instructions for olevale valikule. Kui sealt valida omale sobiv nimeserveri haldaja õpetus, siis saab teha nõnda, et edaspidi saadetakse kirjad Googlesse tõõtlemiseks. Kui instruktsioonid on täidetud on teise süsteem seadistatud. Siinkohas tasub märkida, et paljud lahendused muudavad oma administreerimislahendusi kiiremini kui Google help süsteem neid kajastada jõuab. Sestap soovitame neid õpetussõnu võtta suunistena.

Mina saan lugeda oma e-posti aadressilt mail.google.com/a/rapidagenda.com

Märkuseks veel niipalju, et muudatuste tegemine Googles võib võtta aega. Kui näiteks administreerimisliidese peamenüüs on e-posti taga kirje Updating, siis tähendab, et andmed süsteemis veel ei kajastu ja seetõttu peab lihtsalt ootamiseks pisut kannatust varuma.